Märkning och organisation av filer och mappar med metadata

Vi organiserar i vår vardag dokument genom att kategorisera dem i märkta mappar; ofta används en mapp för räkningar, en för bankpapper, en annan för avtal o.s.v. Den traditionella metoden med filer och mappar i pappersformat används fortfarande i många verksamheter, och det kan vara både tidskrävande och improduktivt att söka fram rätt information.

Allteftersom tekniken blir mer och mer avancerad föredrar många företag en pappersfri lösning som både är miljövänlig och lätthanterlig; en av fördelarna med att ha ett dokumenthanteringssystem online är att användaren kan skapa mappar och lagra filer på ett sådant sätt att de kan nås när och var som helst. ProjectCoordinator® går ett steg längre genom att lägga till metadatafält och smarta mappar för att effektivisera lagring av filer och göra dem enklare att hitta. Genom introduktionen av smarta mappar har användaren ett antal virtuella mappar där filer kan visas efter dennes preferenser.

Att knyta metadata till ett dokument eller informationsobjekt gör att hanteringen baseras på vilken information som lagras i stället för var den lagras. Definitionen av metadata är data som beskriver data och låter taggar eller egenskaper associeras med ett visst objekt; genom olika vyer kan användaren snabbt komma åt innehållet som är knutet till specifik metadata.

I ProjectCoordinator® kan metadata kopplas till alla filer och mappar för att organisera dem i en vy. Filer som läggs till i en mapp antar samma metadata som mappen vilket gör det enkelt att knyta metadatan till mappens innehåll.

Smarta mappar-funktionen låter användaren skapa en mapp med olika kriterier kopplade till metadatan och alla associerade mappar blir dynamiskt listade i den smarta mappen. Med metadata och smarta mappar kan företag skapa dynamiska vyer som kan delas mellan avdelningar och enheter. Informationen kan skräddarsys i enhet med en individs eller grupps behov.  

En effektiv användning av metadata och smarta mappar låter användare och företag spara tid, förbättrar filhanteringen samt ökar den totala produktiviteten.