Vikten av kommunikation inom Projekthantering

Kommunikation spelar en viktig roll i projekthanteringen, är en av grundpelarna inom samverkan och bidrar i stor utsträckning till ett lyckat projekt; som projektledare är det viktigt att se att de olika parterna i projektet kan kommunicera utan hinder. Organisationer använder olika metoder såsom e-post, Skype, korta dagliga möten, veckovisa projektstatusmöten etc.; de flesta organisationer väljer e-post som huvudsaklig kommunikationskanal. Med flera projekt igång kan det vara svårt att hålla reda på den relevanta kommunikationen som rör ett särskilt projekt; om de involverade resurserna arbetar från olika platser ökar kommunkationssvårigheterna ytterligare.

Några av de viktiga punkter som måste betraktas när det kommer till projektkommunikation är:

• Hur hålls kommunikationen relevant för det projekt du arbetar med?
• Hur många medium finns tillgängliga för de kommunicerande parterna?
• Behöver alla vara närvarande för ta del av meddelanden?
• Hur sköts kommunikationen om partera befinner sig på olika platser?
• Hur hanteras informationen så att den går att hämta i ett senare skede?
• Hur försäkras det att alla parter har mottagit och fått ta ställning till informationen?

Med fokus på samverkan har ProjectCoordinator™ inbyggda funktioner som hjälper användaren i sin kommunikation och adresserar ovannämnda punkter. För att filtrera bort bruset från andra kommunikationskanaler och ge fokus åt projektrelaterad information har ProjectCoordinator™ ett eget meddelandesystem online. Med det underliggande konceptet med Lobbyn och Arbetsytor kontrolleras användarens åtkomst till olika projekt av åtkomsträttigheterna. Användare kan bestämma huruvida de vill skicka ett meddelande via meddelandesystemet eller som en notis via email till mottagaren, vilket begränsar kommunikationen till dessa två medium.