Dokumenthantering

You are here

Enkelhet att komma åt och dela, en central plats att förvara projekt- och aktivitetsrelaterade dokument, organiserade filer och mappar och möjligheten att samarbeta med andra användare, är några av de viktigaste egenskaperna hos ett bra dokumenthanteringssystem. Att tillhandahålla alla viktiga funktioner och dessutom ha en hög säkerhetsnivå är ofta en utmaning och något som såväl företag som användare berörs av. ProjectCoordinators dokumenthantering är byggd med dessa funktioner i åtanke och utan att kompromissa med säkerhetsaspekterna.

Mappbaserad filstruktur

Dokumenthanteringssektionen omfattar alla ingredienser hos ett säkert webbaserat system för dokumenthantering. Varje Arbetsyta har ett lagringsutrymme att förvara data i alla format, däribland dokument och bilder. Gränssnittet hos dokumenthanteringen i ProjectCoordinator liknar det i Windows Explorer® för att göra det lättare för användare att förstå sig på layouten. Användare kan enkelt ladda upp, flytta, kopiera och redigera dokument och mappar; du kan dra och släppa filer från datorn till dokumentområdet.

Filerna i dokumenthanteringen kan publiceras externt. Länkarna kan skickas som e-post såväl till externa som till interna användare. Filerna med mappar kan exporteras direkt från molnet till datorn.

Feature image
Feature image

Säkerhet

En av de viktigaste aspekterna som särskiljer ProjectCoordinator är dess säkra miljö där all data lagras säkert på svenska servrar. Genom de olika åtkomsträttigheter för Lobbyn, Arbetsytor, mappar och olika funktioner i systemet kontrolleras strikt vem som kommer åt vad. Filerna som lagras i en viss mapp kan spärras så att andra användare bara får läsrättigheter. Användare kan också prenumerera på en fil för att meddelas varje gång filen ändras. Filer kan göras offentliga, vilket gör dem tillgängliga för alla genom en given länk, eller med åtkomstkontroll, vilket gör dem tillgängliga endast till den inloggade användaren med åtkomsträttigheterna till filen.

Versionshantering av dokument

I en miljö där samarbete är viktigt är det ofta svårt att hålla reda på alla filer du arbetar med och vilka ändringar som görs; det är lätt hänt att en existerande fil skrivs över av misstag. Det inbyggda kontrollsystemet sparar historik på alla ändringar som görs i olika versioner av ett dokument. Användaren kan när som helst gå tillbaka till en tidigare version av dokumentet och se dess tidigare status. Detta innebär också att om någon av misstag skriver över en fil kan den föregående versionen återställas från historiken.

Feature image
Feature image

Gransknings- och godkännandeprocess

Förutom att lagra filer låter ProjectCoordinator dig granska och godkänna dokumenten som lagras i dokumenthanteringen. Granskare kan väljas från olika Arbetsytor och läggas till i listan. Slutdatum och tidsfrist för en specifik granskning kan ställas in och ett meddelande till granskarna kan läggas till innan du skickar iväg en granskningsbegäran. En granskningsbegäran skickas som en notis via e-post till alla granskare. Det finns två typer av granskningsbegäran, en för att granska och kommentera och en för att granska och godkänna. Avsändaren kan välja att antingen bli meddelad vid varje granskning eller efter att alla mottagare har färdigställt sin granskning. Filen kan spärras under granskningstiden så att inga ändringar kan göras.

Metadatafält och Smarta mappar

Med ett flertal Arbetsytor, mappar och filer relaterade till olika områden är det viktigt att de är välorganiserade så att de lätt kan hittas av användaren utan att du behöver genomsöka varje fil. ProjectCoordinator tillåter användare att skapa metadatafält och koppla dem till sina filer och mappar. Du kan skapa fyra typer av metadatafält: sträng, nummer, datum och lista. Väl skapade kan de länkas till alla filer och mappar för att organisera dem baserat på tillhörande metadata. Filer som läggs i en mapp får samma metadata som mappen.

Under dokumenthantering kan användaren skapa Smarta mappar med olika kriterier relaterade till metadatan. Ett metadatafält kan tex kallas för rating som ges ett antal valbara numeriska värden; en fil kan ha en viss rating efter vilken den placeras i en specifik Smart mapp. Dessa mappar hjälper användaren att hitta materialet mycket enkelt. Metadatafält och Smarta mappar hjälper organisationen att effektivt organisera sitt innehåll och öka resursernas produktivitet.

Feature image

Feature image

Förhandsgranskaren

Förhandsgranskaren i ProjectCoordinator tillåter användaren att enkelt visa sina filer. Den stödjer mer än tre hundra typer av dokument, inklusive komprimerade filer och CAD-ritningar. Användaren kan förhandsgranska dokument i alla nyare webbläsare. Den genererar automatiskt miniatyrbilder av dokument och stödjer HTML5. Filer kan skrivas ut direkt från förhandsgranskaren och den tillåter Sökning efter ord inom filen och olika visningsalternativ.

 

Tillgång till filer överallt

ProjectCoordinator finns tillgänglig via din webbläsare, som klientapplikation till din dator samt som mobilapp. Filerna i dokumenthanteringen kan nås via alla dessa sätt vilket gör det enkelt för användaren att hantera och få åtkomst till sina filer överallt. Med ProjectCoordinator Desktop kan du dra och släppa filer i dokumenthanteraren från din dator. Filerna kan nås för redigering via Arbetsytorna och alla ändringar är direkt tillgängliga via alla plattformar när du sparat filen.

Feature image